Politique générale de protection des renseignements personnels de l’ICÉA
Adoptée par le conseil d’administration du 23 janvier 2024.
Fondé en 1946, l’Institut de coopération pour l’éducation des adultes (ICÉA) a pour but la promotion et l’exercice du droit des adultes à l’éducation et à l’apprentissage tout au long de la vie, ainsi que l’adoption et le développement d’un modèle démocratique de formation continue.
L’ICÉA accorde une très grande importance à la protection de la vie privée. Il agit en conformité avec les lois et les règlements, notamment la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-dessous nommée « la Loi »), tout en excluant toute utilisation de renseignements personnels à des fins marchandes.
Cette politique de protection des renseignements personnels explique quels renseignements l’ICÉA collecte et à quelles fins. Elle explique également les mesures prises par l’ICÉA pour protéger ces renseignements personnels. Enfin, elle décrit les droits des usagers et des usagères de l’ICÉA en ce qui concerne leurs renseignements personnels.
1. Champs d’application
Cette politique s’applique à toutes les personnes qui recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions ou qui ont autrement accès à des renseignements personnels détenus par l’ICÉA. Il s’agit des personnes employées, stagiaires, collaboratrices, bénévoles ou administratrices de l’ICÉA.
Cette politique s’applique à tous les renseignements visés par la Loi, quels que soient leurs formats, de leur collecte à leur destruction. Elle s’applique également à toute personne à qui l’ICÉA confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service.
2. Définitions
Renseignements personnels
Selon la Loi, un renseignement personnel est « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier » (art.2). La Loi « s’applique à ces renseignements, que leur conservation soit assurée par l’entreprise ou par un tiers, quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre » (art.1).
Ainsi, les renseignements concernant les corporations ainsi que les coordonnées professionnelles des individus ne sont pas des renseignements personnels au sens de la Loi.
Confidentialité
La confidentialité est le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
3. Renseignements personnels recueillis
En toute circonstance, l’ICÉA limite la collecte et le partage de renseignements à ce qui est permis par la Loi et à ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ces renseignements sont recueillis.
L’ICÉA est susceptible de recueillir et de traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Par exemple :
- Des renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel, date de naissance, genre, etc.);
- Des informations apparaissant sur une pièce d’identité;
- Des renseignements biographiques;
- Des renseignements relatifs à l’historique de contributions et de participation à des événements de l’ICÉA;
- Des renseignements nécessaires à la facturation d’honoraires ou de services;
- Des renseignements bancaires ou financiers;
- Des renseignements nécessaires à l’émission d’une bourse ou de toute autre forme de paiement forfaitaire.
L’ICÉA est également susceptible de recueillir et de traiter des renseignements sur l’utilisation de son site Web (témoins ou cookies, etc.) et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les interactions avec ses publications par voie électronique (bulletins, annonces, réseaux sociaux, etc.).
4. Méthode et moments de collecte
Dans la mesure du possible, l’ICÉA collecte des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées.
Cette collecte se fait dans le cadre d’interventions directes avec ces personnes, en présence, au téléphone ou en ligne, lors des occasions suivantes :
- Processus de sélection ou d’embauche;
- À l’adhésion ou au renouvellement du statut de membre;
- Envoi d’un don;
- Participation aux activités d’un comité consultatif;
- Participation à une étude, une enquête ou un projet de recherche;
- Participation à une activité de formation ou de transfert de connaissance;
- Envoi d’une candidature à une bourse ou un prix décerné par l’ICÉA;
- Demande d’émission d’une attestation de participation, d’un microtitre ou d’un badge numérique de l’ICÉA;
- Inscription ou participation à un événement public (en présence ou en ligne);
- Réponse à un sondage ou à un questionnaire;
- Abonnement aux communications électroniques;
- Achat de produit ou service offert par l’ICÉA;
- Signature d’une entente de services ou de collaboration.
5. Utilisation des renseignements personnels
L’ICÉA prend les engagements suivants :
- Utiliser les renseignements personnels qu’il détient uniquement aux fins pour lesquels ils ont été recueillis, ceci en conformité avec la présente politique;
- Ne pas partager ces renseignements avec un tiers, sauf si la loi l’y oblige;
- Ne pas vendre ces renseignements à un tiers.
Conformément à ses obligations légales et dans le respect de la présente politique, l’ICÉA peut utiliser les renseignements personnels qu’il détient pour les objectifs suivants :
- Identifier une personne dans sa base de données;
- Effectuer le suivi nécessaire au renouvellement d’un statut de membre;
- Traiter les dons et préparer les reçus fiscaux en conformité avec les lois fiscales;
- Communiquer avec ses membres et personnes alliées;
- Procéder à l’étude d’une candidature dans le cadre d’un processus de recrutement;
- Procéder au paiement d’honoraires professionnels ou d’un;
- Procéder à l’émission d’un paiement associé à une bourse ou un prix décerné par l’ICÉA;
- Rendre public le nom d’une personne récipiendaire d’une bourse ou d’un prix décerné par l’ICÉA (lorsque cela est prévu dans le processus d’attribution de la bourse ou du prix);
- Émettre une attestation de participation, un microtitre ou un badge numérique en lien avec la réalisation d’une activité de formation ou de transfert de connaissance organisée par l’ICÉA;
- Émettre un ou plusieurs badges numériques en lien avec l’outil Nos compétences fortes;
- Réaliser des opérations prévues dans le cadre d’un projet de recherche (étude, enquête ou autre) mené par l’ICÉA (l’utilisation de renseignements personnels dans ce cadre peut être soumise aux dispositions d’une politique de protection particulière – voir la section 6);
- Réaliser des opérations d’évaluation et de reddition de compte;
- Tenir des statistiques sur la fréquentation du site Web et sur l’utilisation des services et des communications en ligne.
Cette liste détaillée des cas d’utilisation des renseignements personnels détenus par l’ICÉA n’est pas définitive. Au fur et à mesure de l’évolution de ses activités, l’ICÉA définira de nouveaux cas d’utilisation des renseignements personnels et les ajoutera à la présente politique. Les modifications seront effectuées conformément aux dispositions énoncées dans la section 11.
6. Utilisation des renseignements personnels dans le cadre d’un projet de recherche
Il est possible que l’utilisation des renseignements personnels dans le cadre d’un projet de recherche (étude, enquête ou autre) soit liée à l’obtention d’un certificat éthique ou à l’adoption d’une politique particulière visant la confidentialité et l’anonymisation des données ou la protection de la vie privée. L’obtention d’un certificat éthique est généralement imposée par les établissements universitaires ou des agences d’État. Par ailleurs, la collaboration avec un bailleur de fonds peut commander l’adoption d’une politique particulière.
Les dispositions de tout certificat éthique ou de toute politique particulière (de l’ICÉA ou d’un organisme partenaire engagé dans le projet de recherche) encadrent étroitement la collecte, le partage et l’utilisation faite des renseignements personnels. Ces dispositions peuvent engager l’ICÉA à respecter des procédures de consentement, de confidentialité et d’anonymisation des données qui seraient différentes de celles de la présente politique.
Il est donc possible que certaines dispositions de la présente politique ne s’appliquent pas à l’utilisation des renseignements personnels dans le cadre d’un projet de recherche visé par un certificat éthique ou une politique particulière.
Cependant, afin de respecter ses obligations légales et dans le respect de la présente politique, l’ICÉA s’engage à refuser l’application de tout certificat éthique ou de toute politique particulière dont les dispositions offriraient une protection moindre que la protection offerte par la présente politique.
De plus, dans le cadre d’un projet de recherche, l’ICÉA informera les personnes participantes de leurs droits, en vue d’obtenir un consentement libre et éclairé de leur part et de leur garantir une protection de leurs renseignements personnels égale ou supérieure à la présente politique.
7. Consentement et droit de retrait
Conformément à ses obligations légales et dans le respect de la présente politique, l’utilisation et le partage des renseignements personnels détenus par l’ICÉA sont liés au consentement volontaire des personnes concernées. Cette utilisation est toujours assortie d’un droit de retrait.
Dans les cas où aucun consentement préalable n’est obtenu, l’ICÉA offre aux personnes concernées la possibilité de confirmer ou de refuser leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements personnels (droit de retrait).
Ce droit de retrait peut être exercé en cochant la mention de type « Je souhaite me désabonner » qui apparaît généralement dans les communications de l’ICÉA. Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de cette politique, dont les coordonnées apparaissent à la section 12.
8. Protection des renseignements personnels
L’ICÉA emploie les mesures de protection matérielles, techniques et administratives appropriées. Une partie de ces mesures (notamment matérielles et techniques) est assurée par des fournisseurs externes. En toute circonstance, l’ICÉA retient les services de fournisseurs dont la fiabilité est reconnue et qui sont soumis aux réglementations québécoises et canadiennes en matière de protection de la vie privée.
Les mesures mises en œuvre visent à protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme d’utilisation illégale.
L’ICÉA met également en place les mesures nécessaires pour limiter l’accès aux renseignements personnels qu’il détient et en assurer la confidentialité (mot de passe confidentiel, procédures administratives de sécurité, etc.). Ainsi, seules les personnes qui ont besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de leur travail y ont accès. En toute circonstance, cet accès est autorisé par une personne qui dispose de l’autorité nécessaire. De plus, cet accès est limité aux seuls renseignements qui sont nécessaires à l’accomplissement des tâches effectuées par cette personne.
L’ICÉA s’assure également que toutes les personnes concernées par la protection des renseignements personnels (voir section 1) prennent connaissance de cette politique et en respectent les dispositions.
9. Conservation et destruction des renseignements personnels
L’ICÉA s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient pour toute la durée de leur conservation et lors de leur utilisation, au meilleur de ses possibilités. Certaines données sont conservées sur des serveurs sécurisés et d’autres sont consignées sur des supports physiques (documents papier, enregistrement audio ou vidéo, etc.), conservés dans les locaux de l’ICÉA.
La durée d’utilisation d’un renseignement personnel varie en fonction de la fin pour laquelle il a été recueilli. Par exemple, une adresse électronique personnelle recueillie lors d’un événement public sera utilisée pour toutes les communications liées à cet événement (avant, pendant et après l’événement). Une adresse électronique personnelle recueillie lors de l’adhésion d’une personne comme membre de l’ICÉA sera gardée jusqu’à ce que la personne en demande le retrait. Finalement, une adresse électronique personnelle recueillie lors d’un processus de recrutement ne sera utilisée que pour la durée limitée de ce processus, à moins d’une autorisation étendue autorisée par la personne candidate.
Lorsqu’un renseignement personnel n’est plus nécessaire, l’ICÉA s’engage à le détruire de manière sécuritaire ou à le rendre anonyme. La destruction d’un renseignement personnel comprend l’élimination de toutes ses versions électroniques et le déchiquetage des copies papier où il figure.
10. Accès, correction et suppression des renseignements personnels
L’ICÉA reconnaît à ses usagers et ses usagères le droit de savoir quels renseignements personnels sont collectés, partagés, conservés et utilisés. Chaque usager et chaque usagère peut demander la correction ou la suppression de ses renseignements personnels. L’ICÉA reconnaît également à un conjoint ou une conjointe, à un parent ou à une personne qui en a l’autorité la possibilité d’exercer ces droits au nom d’une personne décédée ou inapte.
Pour exercer ces droits, il faut s’adresser à la personne qui est responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 12).
En toute circonstance, la destruction de renseignements personnels se fait conformément aux obligations légales de l’ICÉA et dans le respect de la présente politique. La suppression de renseignements personnels peut avoir un impact sur les services que l’ICÉA est en mesure d’offrir.
11. Modification de la politique
Cette politique peut être modifiée sans préavis, au moment opportun et après analyse, que ce soit pour la rendre conforme à la Loi et aux règlements ou pour tenir compte de nouvelles technologies. Toute modification apportée à cette politique sera effectuée sous la responsabilité du conseil d’administration de l’ICÉA.
La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil d’administration.
12. Personne responsable de cette politique et coordonnées
La direction générale de l’ICÉA est responsable de l’application de cette politique et de la protection des renseignements personnels détenus par l’ICÉA. Elle veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente politique. La direction peut déléguer les tâches liées à la mise en œuvre de cette politique à une personne employée par l’ICÉA. Celle-ci veille ainsi à son application et elle est chargée de répondre à toute demande concernant les renseignements personnels.
Pour poser des questions, faire des commentaires ou formuler une plainte à l’égard de la présente politique, communiquez avec la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous :
Daniel Baril
(514) 948-2039
L’ICÉA s’engage à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes formulées à son endroit par toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.